REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW POZA MSN INNYM PODMIOTOM (DAWANIE W WYPOŻYCZENIE)
1. W celu ubiegania się o wypożyczenie zbiorów MSN organizacja zewnętrzna kieruje wniosek o wypożyczenie zbiorów w formie pisma do Dyrektora MSN co najmniej na 6 miesięcy przed planowaną datą wypożyczenia. Wniosek powinien zawierać:
1.1. cel wypożyczenia z podaniem szczegółów (np. charakterystyka wystawy, programu badań naukowych);
1.2. listę obiektów z podaniem numeru ewidencyjnego, autora, tytułu, czas powstania i medium (możliwe wcześniejsze przeprowadzenie kwerendy na stronie www Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie lub w drodze zapytania kwerendowego skierowanego na adres loans@artmuseum.pl);
1.3. planowany okres wypożyczenia ze wskazaniem okresu i miejsca eksponowania;
1.4. raport warunków wystawienniczych / raport bezpieczeństwa (w odniesieniu do instytucji zagranicznych tzw. facilities report) dotyczący przestrzeni magazynowania i eksponowania obiektów;
1.5. dane kontaktowe do organizatora i osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo wydarzenia (np. wystawy).
2. W przypadku ubiegania się o przedłużenie okresu wypożyczenia biorący w wypożyczenie zobowiązany jest skierować wniosek w formie pisma do Dyrektora MSN nie później niż 21 dni przed planowaną datą zwrotu. Wniosek powinien zawierać:
2.1. listę obiektów;
2.2. zaktualizowany okres przedłużonego wypożyczenia ze wskazaniem czasu i miejsca eksponowania;
2.3. raport warunków wystawienniczych / raport bezpieczeństwa (w odniesieniu do instytucji zagranicznych tzw. facilities report) dotyczący przestrzeni magazynowania i eksponowania obiektów albo potwierdzenie, że przedłożony już raport jest nadal obowiązujący;
2.4. zaktualizowaną polisę ubezpieczeniową;
2.5. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku przedłużenie okresu wypożyczenia jest potwierdzane umową zawierającą wszystkie warunki dotyczące pierwotnego wniosku (aneksem do umowy zmieniającym okres wypożyczenia).
3. Kluczowymi czynnikami branymi pod uwagę podczas rozpatrywania wniosku są:
3.1. dostępność obiektu tj. plany MSN dotyczące obiektu i wewnętrznie ustalone zasady użytkowania obiektu;
3.2. stan konserwatorski obiektu;
3.3. ocena ryzyka związanego z użytkowaniem obiektu i działaniami biorącego w wypożyczenie lub użytkowników (w tym możliwość zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa przez instytucję biorącą w wypożyczenie);
3.4. wymagania dotyczące pakowania i transportu;
3.5. względy bezpieczeństwa;
3.6. względy środowiskowe;
3.7. akceptowalność wypożyczenia (w tym zgodność przedsięwzięcia, na potrzeby którego wypożyczany jest obiekt z misją MSN);
3.8. względy etyczne, takie jak stan, ryzyko i wrażliwość danych (szczególnie w przypadku obiektów Archiwów zawierających np. treści prywatne).
4. Ponadto, rozpatrując wniosek bierze się pod uwagę:
4.1. wcześniejsze wypożyczenia do wnioskującego o wypożyczenie albo miejsca udostępnienia;
4.2. wyniki przeprowadzenia kontroli warunków wypożyczenia w proponowanym miejscu udostępnienia;
4.3. wymagane opinie specjalistów;
4.4. informacje o ubezpieczeniu;
4.5. koszty i zaangażowanie organizacyjne konieczne do poniesienia przez MSN.
5. Wniosek rozpatrywany jest przez Dyrektora MSN. Decyzja przekazywana jest ubiegającemu się o wypożyczenie nie później niż 28 dni od dnia otrzymania wniosku. W przypadku konieczności uzupełnienia danych termin ulega wydłużeniu o czas dostarczenia brakujących danych.
6. Wypożyczający pokrywa wszelkie koszty:
6.1. przygotowania do wypożyczenia np. materiałów i obsługi w zakresie opakowania;
6.2. transportów realizowanych przez firmę zajmującą się profesjonalnie transportem dzieł sztuki;
6.3. ochrony (np. uzbrojonych konwojów) i zabezpieczenia na czas transportów i eksponowania zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie i wskazaniami MSN;
6.4. ubezpieczenia od wszelkiego ryzyka „od gwoździa do gwoździa” albo biorący w wypożyczenia zapewnia Gwarancje Rządowe (Government Indemnity) w przypadku wypożyczeń zagranicznych. Muzea państwowe podlegające pod Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego mogą zostać zwolnione z konieczności obowiązku ubezpieczenia.
6.5. podróży i pobytu kuriera muzealnego nadzorującego transport;
6.6. przemieszczenia i montażu obiektów na ekspozycji;
6.7. podróży i pobytu Konserwatora w przypadku niektórych obiektów.
7. MSN może przed wypożyczeniem na koszt wypożyczającego przeprowadzić kontrolę warunków wystawienniczych i magazynowych w miejscu eksponowania i przechowywania obiektów.
8. Szczegóły dotyczące zasad ponoszenia kosztów każdorazowo określa umowa zawarta pomiędzy MSN a biorącym w wypożyczenie.
9. MSN nie pobiera opłat za wypożyczenia od podmiotów ustawowo zwolnionych z takiej opłaty.
10. Podmioty zwolnione z opłaty za wypożyczenie zobowiązane są do zwrotu kosztów poniesionych przez MSN w związku z przygotowaniem obiektu do wypożyczenia. Koszty ustalane są indywidualnie w zależności od zakresu prac niezbędnych do zabezpieczenia dzieł na czas transportu i ekspozycji poza MSN.
11. Podpisanie umowy dawania w wypożyczenie wraz z załącznikami przez obie strony nastąpić powinno nie później niż 42 dni przed terminem wypożyczenia. Dokładny termin odbioru i zwrotu obiektów ustalony powinien zostać nie później niż 28 dni przed planowaną datą wydania albo zwrotu obiektów. Wydanie i zwrot obiektu odbywa się na podstawie Protokołu wyjścia (uproszczonego) zawierającego dokumentację stanu zachowania obiektów.